SMART WORK |  

사장님, 미팅은 캘린더로 공유해주세요

XITY No.2

2023.08.22

21세기에 진입하고 벌써 20년이 지난 시점. 생소한 엑셀의 등장에 애를 먹던 부장님들의 모습도 이젠 보기가 어렵다. 요즘은 코딩 기반의 프로그램에서 노션, 플로, 팀즈 등 수많은 협업 툴이 등장하고 있다. 여기에 적응하는 것도 현시대 직장인들의 새로운 과제. 하지만 잘 활용만 한다면 일의 효율은 또 한 단계 올라간다. 

요즘 오피스, 요즘 직장인

근래 회사에 들어오는 신입 사원들 이력서에서 어렵지 않게 발견할 수 있는 단어가 있다. 바로 ‘코딩’. 그 중요성(?)을 일찍이 인지하고 다소 가깝게 사용하던 이들이 직장 세계로 들어왔다. 그래서일까. 직장인의 베스트셀러 필수 아이템인 엑셀 화면 한편에 코딩이 자리잡기 시작했다. 파이썬 등 코딩 언어를 활용해 온라인에서 자료를 불러오거나 수식 계산이 필요할 때 자동으로 일을 처리해낸다. 이는 특수직뿐 아니라 일반 회사에서도 쉽게 관찰할 수 있는 모습이다. 말 그대로 스마트하게 일을 하는 것이다. 

스마트한 일처리에는 코딩뿐 아니라 명함 등록, 자료 및 일정 공유 등 다양한 아이템이 활용되고 있다. 나의 일정을 다른 사람에게 공유해 시간을 조율한다거나 내가 작업 중인 파일을 공유해서 함께 수정하기도 한다. 서로 파일을 주고받고, 회의 일정을 잡기 위해 캘린더를 확인하는 등의 수고로움을 덜 수 있다. 

똑똑한 일 처리를 돕는 서비스의 등장과 오피스 혁신은 먼 미래의 이야기가 아니다. 이미 진행 중인 일이다. 시중에 나와 있는 몇 가지 앱을 사용하더라도 업무 효율은 한층 높아진다. 트렌드를 만들어가는 MZ세대, 혁신을 찾는 스타트업에서 자주 애용하는 스마트워크 아이템을 소개해본다. 

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Remember 리멤버

이제는 명함 문자로 보내세요: 

리멤버는 이미 200만 이상 가입자를 보유한 직장인의 일상 앱으로 자리 잡고 있다. 리멤버의 시작은 명함 관리다. 하루에도 수많은 사람을 만나는 영업직원들의 가려움을 긁어준 서비스였다. 기존에는 명함을 10장 받으면 일일이 핸드폰에 전화번호를 저장하고, 필요할 때마다 명함을 꺼내 이메일 주소를 확인해야 하는 번거로움이 있었다. 리멤버는 이것을 명함 정보의 추출과 저장을 통해 해결해냈다. 앱을 열어 명함 사진을 찍으면 자동으로 저장된다. 휴대폰 연락처와도 연동이 가능해 연락처를 따로 저장할 필요가 없다. 현재 리멤버는 단순 명함 관리에서 구인구직을 위한 HR(Human Resources) 플랫폼으로까지 확장 중이다. 명함 관리에 이어 경력 관리, 새로운 경험을 위한 커리어 개발은 덤이다. 사람을 많이 만나는 직업일수록 이 앱을 추천한다.

Google Calendar 구글 캘린더

나는야 일정 관리의 달인: 

과거 탁상용 캘린더에 일정을 기록하듯 지금은 대부분 앱을 사용해서 일정을 관리하는 경우가 많다. 스케줄 앱도 그만큼 우후죽순 생겨났는데, 그중에서도 구글 캘린더를 소개하는 이유는 구글이 가진 범용성과 공유 기능 때문이다. 구글 캘린더는 다른 앱과 연동성이 뛰어나다. 다른 앱의 일정을 구글 캘린더에 반영할 수 있고, 나의  일정을 다른 사람에게도 공유할 수 있다는 것이 장점. 같은 회사 내 협력부서와 미팅 시간을 잡을 때 구글 캘린더를 통해 다른 사람의 일정을 미리 살펴볼 수도 있다. 그래서 별도의 특정 일시에 미팅이 가능한지 체크할 필요 없이 한 날짜를 지정할 수 있는 것이다. 물론 의사는 구해야겠지만 말이다. 그 밖에도 일정 알림, 일정 비공개 등 부가 기능을 갖고 있다.  구글 캘린더는 이미 많은 사람들이 애용하는 앱 중 하나로 꼽힌다.

Getwashswat 세탁특공대

프로 직장인은 보이는 것부터 다르다: 

이 앱이 어떻게 스마트워크인지 이해하기 어려울 수 있다. 지금은 자율 복장이 많지만 그럼에도 여전히 칼 정장을 요구하는 직업이 있다. 매번 정장 셔츠를 입으면 그만큼 빨랫감도 쏟아진다. 게다가 일일이 다려 입어야 하니 그게 말처럼 쉬운 일이 아니다. 이제는 비용을 지불하고 내 시간을 아끼는 것도 스마트한 직장인의 전략. 주기적으로 정장을 입어야 하는 직장인들에게 추천하는 앱이다. 오늘 옷 수거(가격은 종류마다 천차만별)를 누르면 새벽에 옷을 수거해 간다. 하루이틀 후에 반듯하게 셔츠를 다려 집 앞 문고리에 걸어준다. 세탁소에 직접 옷을 맡기는 대신 애플리케이션을 통해 수거, 배달까지 한 번에 해결이 가능하다. 정장뿐 아니라 이불에서부터 신발, 옷 수선 등 다양한 기능을 탑재하고 있다. 비용 부담은 있겠지만 하루하루가 바쁜 직장인에게 추천한다. 2017년쯤이었던 것  같다. 파격적인 마케팅을 진행 중인 세탁특공대에 셔츠를 맡긴 어느 날 아침, 옷이 왔나 확인하러 나가는 길에 어느 남성이 옷을 걸어주는 것을 봤다. 몇 년이 지난 후에 알았다. 그는 현재 세탁특공대의 공동대표 예상욱 씨였다. 이제는 더 많은 지역에서 세탁공장을 운영 중이다.

Office Lens 오피스렌즈

내 손안의 스캐너: 

살면서 스캔을 얼마나 할까 싶지만 일단 깔아두면 편리한 앱이다. 오피스렌즈는 마이크로소프트(MS)에서 무료로 배포한 앱으로 스마트폰 카메라를 통해 문서를 스캔할 수 있다. 물론 스캐너처럼 깔끔하지는 않지만 나름 쓸 만하다. 매번 복합기를 거치는 일 없이 간단한 문서는 앉은 자리에서 스캔하면 된다. 그리고 이 앱이 가진 또 하나의 매력 포인트는 사진을 문서(Word) 형태로 저장할 수 있다는 점이다. 자동으로 글자를 인식해 워드로 전환한다. 급한 요청에도 처음부터 문서를 작성할 필요 없이 빠르게 대처할 수 있다. 

CLOVA Note 클로바노트

회의록 작성은 제가 하겠습니다: 

잦은 인터뷰와 회의록 작성에 지친 당신. 이들을 위한 서비스가 국내 N사에서 제작한 클로바노트다. 클로바노트의 주된 기능은 음성을 문서화하는 것이다. 음성에 따라 화자를 구분할 수 있으며, 최종 결과물을 일부 수정해 누가 무슨 말을 했는지도 확인이 가능하다. 중요 구간을 별도로 관리하는 기능도 탑재하고 있다. 여기에 매달 15회 정도 AI 기능을 통해 문장을 요약하는 것도 가능한데, 실제로 해보면 서너 꼭지로 문장을 정리해준다. 다만 AI가 인식한 문장을 아직 그대로 사용할 수는 없어 보인다. 말하는 사람의 목소리 크기, 발음 등에 영향을 받아서 그런지 이제껏 사용한 경험에 비춰봤을 때 결과물에 대한 보정 작업이 필요하다. 아마도 시간이 갈수록 AI도 학습을 할 테니 정확도가 높아지지 않을까. 한번 상상해보자. 10명이 넘게 모인 회의실. 내가 오늘 회의를 듣고 정리해야 한다면? 클로바노트의 도움을 받아볼 법하다.

grammarly 그래머리

YES I CAN DO, 비즈니스 영어의 시작: 

그래머리는 영작에 서툰 이들을 위한 서비스다. 영문으로 작성한 글을 붙여 넣으면 단순 오탈자를 수정해주기도, 더 나은 표현을 알려주기도 한다. 마치 누군가가 옆에서 내 글을 첨삭해주는 기분이다. 그래머리는 크롬에 설치되어 있어 이메일을 보낼 때도 자동으로 기능이 활성화된다. 해외 바이어에게 이메일을 쓰는 데 자신이 없거나 해외 파트너와 함께하는 업무가 많다면 유용한 앱이다. 이 앱을 추천하는 이유는 한국 사람이 느끼는 답답함을 풀어줄 수 있는 서비스이기 때문이다. 가끔 영어 실력 대비 자신감이 부족해 보이는 사람을 보게 된다. 이들의 자신감을 한층 끌어올려줄 수 있는게 그래머리 앱이다. 영어 실력 향상을 위해서도 한 번쯤 사용해보기를 추천한다. 참고로 무료 버전은 간단한 스펠링, 문법을 확인해주고 프리미엄 이상 버전을 사용하면 문장 전체를 더 적합한 표현으로 쓸 수 있도록 추천해준다.

editor PARK HANSAEM